SAP (System Application and Product in data processing)

SAP (System Application and Product in data processing)

Setelah dibikin penasaran dengan istilah ini, akhirnya ketemu juga penjelasan yang benar mengenai SAP. Berikut adalah penjelasannya.

SAP (System Application and Product in data processing ) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari.

SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya.

TUJUAN PENGGUNAAN SAP

• Untuk mengurangi jumlah biaya dan waktu yang digunakan untuk mengembangkan dan menguji semua program-program  yang ada dalam satu perusahaan.
• Untuk itulah kebanyakan perusahaan akan mencoba untuk menggunakan tool yang  tersedia dalam SAP.

KEUNTUNGAN MENGGUNAKAN  SAP

• Keuntungan dari penggunaan SAP adalah SAP mempunyai level integrasi yang sangat tinggi antara aplikasi-aplikasi individu sehingga menjamin konsistensi data terhadap sistem dan perusahaan implementator.
• SAP merupakan a table drive customization software.
• Sehingga perubahaan persyaratan bisnis dapat dilakukan dengan cepat menggunakan sekumpulan program umum.
• Penambahan program sumber menggunakan User-exits 
• Perangkat seperti variasi layar untuk melakukan pengesetan terhadap atribut field baik itu untuk disembunyikan, ditampilkan atau menjadikan field utama.

LINGKUNGAN SISTEM SAP

• Sistem pengembangan adalah lingkungan dimana sebagian besar implementasi berada pada lingkungan ini.
• Sistem penjaminan kualitas adalah lingkungan dimana semua pengetesan akhir berada pada lingkungan ini sebelum dijalankan pada lingkungan produksi.
• Sistem produksi adalah lingkungan dimana terlaksananya semua aktifitas bisnis sehari-hari Lingkungan ini juga merupakan client untuk semua pemakai terakhir menjalankan fungsi pekerjaan keseharian.

Modul-Modul di SAP

SAP terdiri dari modul-modul aplikasi sebagai berikut :

1. SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)
2. MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory
3. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.
4. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik
5. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis
6. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai
7. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.
8. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas
9. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling
10. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol

Dampak Integrasi

Dengan mengimplementasikan SAP di suatu organisasi akan mengintegrasikan sistem yang berakibat :

Perubahan yang dilakukan pada satu modul secara otomatis akan mengupdate modul yang lainnya bila informasi yang dirubah berkaitan dengan modul tersebut.

Data akan terupdate secara langsung begitu user menginput data ke dalam sistem. Hal ini yang dikenal dengan istilah “real-time processing” Integrasi secara sistem bisa terjadi dengan syarat bahwa seluruh perusahaan harus menggunakan satu sumber data yang sama, baik untuk data customer, data product maupun data vendor.

Transparansi data – Semua user yang mempunyai akses ke sistem akan dapat melihat semua informasi yang paling up-to-date setiap saat diperlukan walaupun informasi tersebut di-input oleh user lainpun.

Di Indonesia, banyak perusahaan besar yang telah mengimplementasikan SAP, misalnya Apac Inti Corpora, Astra International, Toyota Astra Motor, Toyota Motor Manufacturing Indonesia, Bentoel Prima, United Tractor, Daihatsu Motor, Pertamina, Aqua, Telkomsel, Auto 2000, Blue Bird dan masih banyak perusahaan lagi yang tidak mungkin disebutkan satu persatu. Modul yang diimplementasikan tiap perusahaan pun beragam. Ada yang hanya memakai untuk keperluan area tertentu seperti Financial Accounting saja atau Sales and Distributon saja, namun banyak pula yang mengintegrasikan beberapa modul.

Parameter Integrasi 

• Suatu karakteristik utama yang menandakan suksesnya integrasi informasi dalam suatu perusahaan adalah bahwa segala informasi hanya perlu di input satu kali saja pada sistem.
• Sistem SAP memungkinkan hal ini terjadi dengan mentransfer/mengcopy informasi yang sudah di-input pada satu dokumen ke dokumen lainnya sehingga mengurangi pekerjaan input data dan sekaligus mengupdate semua dokumen yang berkaitan dengan rangkaian proses tertentu.

 Data di SAP

Tipe data yang terdapat dalam sistem SAP:

1. Data Transaksi

• Data yang digunakan untuk melakukan transaksi di SAP, contoh: membuat purchase order
• Setiap transaksi akan tersimpan di dalam satu dokumen tertentu

2. Master Data

• Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi bisa dilakukan, contoh: material master, vendor master, customer master
• Master data tersimpan secara terpusat dan digunakan oleh seluruh modul aplikasi dalam sistem SAP

Pengertian ERD dan DFD dan Contoh

Pengertian ERD

ERD (Entity Relationship Diagram) adalah pemodelan data utama yang membantu mengorganisasikan data dalam suatu proyek ke dalam entitas-entitas dan menentukan hubungan antar entitas.

• Sistem adalah kumpulan elemen yang setiap elemen memiliki fungsi masing-masing dan secara bersama-sama mencapai tujuan dari sistem tersebut.
• Kebersama-sama’-an dari sistem di atas dilambangkan dengan saling berelasinya antara satu entitas dengan entitas lainnya
• Entitas (entity/ entity set), memiliki banyak istilah di dalam ilmu komputer, seperti tabel (table), berkas (data file), penyimpan data (data store), dan sebagainya

 Entitas/Entity adalah suatu tempat atau objek untuk menyimpan data. Contoh: Entitas buku untuk menyimpan atribut mengenai buku (judul buku, kode buku, pengarang, dsb). Entity digambarkan dengan Persegi dalam ERD. 

Relasi/Relationship adalah hubungan yang terjadi antara entitas atau lebih. Contoh: Entitas buku dan Entitas Pengarang memiliki hubungan "ditulis", yang artinya, pengarang menulis buku, dan buku ditulis pengarang. Selain itu, terdapat relasi "one to one", "one to many", dan "many to many" dalam entity. Relasi ini digambarkan dengan garis dalam ERD. 

Atribut/Attribute adalah ciri umum semua entitas atau semua yang ada dalam entitas. Contoh: Entitas pengarang memiliki atribut nama, alamat, no telpon, dsb. Atribut digambarkan dengan lingkaran memanjang dalam ERD tapi jarang sekali dalam ERD atribut ikut digambarkan. Atribut juga sering disebut dengan field atau kolom dalam suatu ERD.

Jenis-jenis atribut :

• Key : Atribut yang digunakan untuk menentukan suatu entity secara unik. 
• Atribut Simple : Atribut yang bernilai tunggal. 
• Atribut Multivalue : Atribut yang memiliki sekelompok nilai untuk setiap instan entity. 
• Atribut Composite  : Suatu atribut yang terdiri dari beberapa atribut yang lebih kecil yang mempunyai arti tertentu.
• Atribut Derivatif  : Suatu atribut yang dihasilkan dari atribut yang lain.

Derajat Relationship

Terdapat 3 macam derajat dari relationship, yaitu :

• Unary Degree (derajat satu), 

Bila satu entity mempunyai relasi terhadap dirinya sendiri.  Digambarkan sebagai berikut :

• Binary degree (derajat dua) dan 

Bila satu relasi menghubugkan dua entity, digambarkan sebagai berikut :

•  Ternary degree (derajat tiga)

Bila satu entity menghubungkan lebih dari dua entity. Digambarkan sebagai berikut :

 

 

 

Simbol-simbol  ER-Diagram

 

Contoh Penggambaran Diagram ER

Komponen-komponen ERD

1. Entitas dan Atribut

• Entitas adalah tempat penyimpan data, maka entitas yang digambarkan  dalam ERD ini merupakan data store yang ada di DFD dan akan menjadi file data di komputer
• Entitas adalah suatu objek dan memiliki nama. Secara sederhana dapat dikatakan bahwa jika objek ini tidak ada di suatu enterprise (lingkungan tertentu), maka enterprise tersebut tidak dapat berjalan normal.
• Contoh, entitas ‘MAHASISWA’ harus ada di lingkungan perguruan tinggi, begitu juga dengan entitas ‘DOSEN’, ‘MT_KULIAH’, dan sebagainya
• Di dalam entitas ‘MAHASISWA’ berisi elemen-elemen data (biodata mahasiswa) yang terdiri atas NPM, NAMA, KELAS, ALAMAT, dan sebagainya. NPM, NAMA, KELAS, dan ALAMAT disebut dengan atribut (field)
• Gambar memperlihatkan bahwa atribut-atribut NPM, NAMA, ALAMAT, dan TGL_LAHIR harus ada di dalam biodata seorang mahasiswa.
• Atribut-atribut TINGGI_BADAN, dan WARNA_RAMBUT adalah atribut-atribut yang boleh tidak ada di dalam biodata mahasiswa (karena tidak penting).
• Sedangkan atribut NAMA_DOSEN adalah atribut yang tidak boleh ada di entitas mahasiswa
• Pada akhirnya, entitas ini akan menjadi file data (yang bersifat master file) di dalam komputer. Master file adalah file utama (yang harus ada, dan sifatnya jarang berubah)

2. Relasi

• Relasi adalah penghubung antara satu entitas (master file) dengan entitas lain di dalam sebuah sistem komputer. Pada akhirnya, relasi akan menjadi file transaksi (transaction file) di komputer
• Secara kalimat logis, contoh relasi yang terjadi di sebuah perpustakaan adalah : “Anggota meminjam buku,” atau “Anggota mengembalikan buku.” Dalam hal ini, Anggota dan Buku adalah entitas, meminjam dan mengembalikan adalah transaksi (relasi antara anggota dan buku).

Pengertian DFD

Data flow Diagram (DFD) adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan sustu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat, dan sebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya file kartu, harddisk, tape, diskette, dan lain sebagianya).

Simbol-sombol yang digunakan di DFD mewakili maksud tertentu, yaitu:

1. External entity (kesatuan Luar) atau boundary (batas sistem) Setiap sistem pasti memiliki batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainya yang berada di lingkungan luarnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem. atau
2. Data flow (arus data) Arus data di DFD diberi simbol panah. Arus data ini mengalir diantara proses, simpanan, dan kesatuan luar.
3. Process (proses) Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. atau
4. Data store (simpanan data) Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database di komputer, suatu arsip atau catatan manual dan lain sebagainya.

Komponen-komponen DFD

 

Komponen Terminator / Entitas Luar

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan.Biasanya terminator dikenal dengan nama entitas luar (external entity).  

 

Terdapat dua jenis terminator :

1. Terminator Sumber ( source) : merupakan terminator yang menjadi sumber. 
2. Terminator Tujuan (sink) : merupakan terminator yang menjadi tujuan  data / informasi sistem. 

Komponen Data Flow / Alur Data


Suatu data flow / alur data digambarkan dengan anak panah, yang menunjukkan arah menuju ke dan keluar dari suatu proses. Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Selain menunjukkan arah, alur data pada model yang dibuat oleh profesional sistem dapat merepresentasikan bit, karakter, pesan, formulir, bilangan real, dan macam-macam informasi yang berkaitan dengan komputer. Alur data juga dapat merepresentasikan data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer.
 
Alur data perlu  diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda, contohnya Laporan Penjualan. 

Ada empat konsep yang perlu diperhatikan dalam penggambaran alur data, yaitu  : 

1. Konsep Paket Data (Packets of Data) Apabila dua data atau lebih mengalir dari  suatu sumber yang sama menuju ke  tujuan yang sama dan mempunyai hubungan, dan harus  dianggap sebagai satu alur data tunggal, karena data itu mengalir  bersama-sama sebagai satu paket. 
2. Konsep Alur Data Menyebar (Diverging Data Flow) Alur data menyebar menunjukkan sejumlah tembusan paket data  yang yang berasal dari  sumber yang sama menuju ke  tujuan yang  berbeda, atau paket data  yang kompleks dibagi menjadi beberapa elemen data yang dikirim ke tujuan yang berbeda, atau alur data ini membawa paket data yang memiliki nilai yang berbeda yang akan dikirim ke tujuan yang berbeda. 
3. Konsep Alur Data Mengumpul (Converging Data Flow) Beberapa alur data yang berbeda sumber bergabung bersama-sama menuju ke tujuan yang sama. 
4. Konsep Sumber atau Tujuan Alur Data Semua alur data harus minimal mengandung satu proses. Maksud kalimat ini adalah : 

• Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu data store dan/atau terminator. 
• Sutu alur data dihasilkan dari suatu data store dan/atau terminator dan menuju ke suatu proses. 
• Suatu alur data dihasilkan dari suatu proses dan menuju ke suatu proses.  

BENTUK DATA FLOW DIAGRAM

Terdapat dua bentuk DFD, yaitu  Diagram Alur Data  Fisik, dan Diagram Alur data Logika. Diagram alur data fisik lebih menekankan pada bagaimana proses dari sistem diterapkan, sedangkan diagram alur data logika lebih menekankan proses-proses apa yang terdapat di sistem.

 

Diagram Alur Data Fisik (DADF)

DADF lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang ada (sistem yang lama). Penekanan dari DADF adalah bagaimana proses-proses dari sistem diterapkan (dengan cara apa, oleh siapa dan dimana), termasuk proses-proses manual.

Diagram Alur Data Logika (DADL)
 
DADL lebih tepat digunakan untuk menggambarkan sistem yang akan diusulkan (sistem yang baru). Untuk sistem komputerisasi, penggambaran DADL hanya menunjukkan kebutuhan proses dari sistem yang diusulkan secara logika, biasanya proses-proses yang digambarkan hanya merupakan proses-proses secara komputer saja.

SYARAT-SYARAT PEMBUATAN DATA FLOW DIAGRAM

Syarat pembuatan DFD ini akan menolong profesional sistem untuk menghindari pembentukkan DFD yang salah atau DFD yang tidak lengkap atau tidak konsisten secara logika. Beberapa syarat pembutan
DFD dapat menolong profesional sistem untuk membentuk DFD yang benar, menyenangkan untuk dilihat dan mudah dibaca oleh pemakai.


Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :
1.  Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2.  Pemberian nomor pada komponen proses
3.  Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4.  Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5.  Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika